2017年事业单位招聘文秘专业知识：印信的使用和管理

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印信管理就是对印章和介绍信的管理。印章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志以及行使职权的凭证。
    1.印章的使用和管理
    印章是机关或组织职权的象征，应当按照规定使用和慎重保管。
    （1）印章的作用。
    ①标志作用。机关或领导人的印章都是一种职责权力的标志。
    ②法律作用。公文只有加盖印章才能产生法定权威效用，任何公文信函若没有印章，就不能代表机关，更不会生效。
    ③辨伪作用。通过印章可以鉴别各种伪造凭证。文件上如果没有印章，那就是伪造的；如果有印章，则可以通过印章的式样、字体、图案等方面进行鉴辨，判断真伪。
    （2）印章的种类。
    公务印章主要有单位印章、套印章、钢印、领导签名章、专用章、办事章、收发章、校对章和其他戳记等。一般说来，单位的印章大多交由秘书或秘书部门保管。秘书或秘书部门通常管理以下三类印章：①本单位的正式印章和钢印；②领导人的手章（签名章）；③本办公室的印章。
    （3）印章的刻制。
    刻制印章必须严格执行国家的有关规定，凡机关单位的正式印章，一律不得私自刻制。印章的刻制通常包括下列几种形式：①由上级主管机关刻制颁发；②由本单位请示上级主管机关批准后，到公安部门指定的专门刻章单位刻制；③单位内部使用的领导人签名章、专用章可由单位出具证明，到指定的刻制单位刻制。
    （4）印章的启用。
    正式印章在启用前需要做好以下准备：
    ①确定印章的启用时间；
    ②提前向有关单位发出正式启用通知并刻上印模；
    ③填写“印模卡”一式两份，一份留存，一份交上级机关备案。
    在正式印章启用通知规定的生效日期之前，该印章不得使用。
    （5）印章的保管。
    ①专人负责。秘书或秘书部门对于保管或使用印章的人员必须严格审查和挑选，选择政治可靠、工作负责、坚持原则的人员来负责管理，管印人接到印章后应该做好接印登记。
    ②确保安全。印章应该保存在安全保险的地方，最好保存在保险柜内，并且养成随用随开、用完即锁的好习惯。印章一旦发生异常情况，应该迅速查明，及时处理。管印人不得委托他人代取、代用印章，也不能在办公室以外的地方用印。
    ③防止污损。平时使用印章要注意轻取轻放，避免破损。管印人还要注意经常洗刷印章，保持图案和印文的清晰，防止印泥或其他污物将刻痕填塞。
    （6）印章的使用。
    ①履行手续。常规用印，管印人可以在职责范围内盖章；而非常规用印，用印人必须填写“用印申请单”,经主管领导或秘书长、办公室主任批准后方可盖章。
    ②监督用印。用印前，管印人必须对用印内容予以审阅，如发现政治上不严肃的文件，弄虚作假或与实际出人较大的文件，超越或降低本单位公章职权范围的文件等，必须予以纠正并报请有关领导，切勿“有求必印”,更不能在公文纸或空白凭证上用印。
    ③用印登记。建立用印登记制度，除介绍信有存根外，用印必须登记，登记的主要内容有用印日期、用印部门、用印内容、用印份数、用印人姓名、批准用印人姓名、盖印人姓名等，一般使用专用的用印登记表。
    ④正确用印。通常，正式文件只在落款处加盖公章，印章应该上不压正文，下骑年盖月。带有存根的文件材料（如介绍信等）用印，除在规定处用印外，还应该加盖骑缝章以备查考。用印要避免歪、斜、倒、偏、模糊等情况。
    2.介绍信的使用和管理
    介绍信是机关、团体、企事业单位向有关单位介绍被派遣人的情况与任务的一种专用信件，具有介绍和证明的作用。
    （1）介绍信的形式。
    常见的介绍信主要有两种形式：一种是带有存根的普通介绍信，用铅字印成，共有两联，一联填写后供外出公干人员使用，另一联当作存根保存，并有骑线的编号和盖章；另一种是根据需要临时书写的介绍信，纸张一般是带有单位名称的信笺，落款处加盖本机关印章。
    （2）介绍信的种类。
    根据介绍信的用途不同可将其分为以下三类：
    ①行政介绍信。当机关人员调动工作时，需要出具这类介绍信。其内容包括介绍被调人员的姓名、职务、级别、被调往何单位、任何职务。被调人员须持此类介绍信到新单位报到。
    ②组织介绍信。这是机关人员调动工作时，接转组织关系的书信。被调人持这类介绍信到新单位报到，可以证明被调人的政治面貌，以便参加新单位的组织生活。
    ③专用介绍信。这是外出联系洽谈工作或办理有关事务的书信。
    （3）介绍信的管理。
    ①介绍信的管理要有明确规定，制定专人负责管理。介绍信与用印紧密相连，一般情况下，介绍信由印章管理人员负责管理。
    ②介绍信的保管同印章保管一样，牢固加锁，随用随开，用毕锁好，以防被盗、丢失。
    ③管理介绍信的人员在使用介绍信时，要在存根上加以记载，涉及重要事项的需请示批准人在介绍信存根上签字。属于口头批准的，要在存根上记下批准人姓名，有批条的要将批条粘贴在存根上。介绍信要按编号顺序使用。
    ④对于开出后未用的介绍信，管理人员应及时催回，粘贴在存根上。
    ⑤介绍信持有者如将介绍信丢失，应及时报告单位或部门负责人，并告知介绍信管理人员，涉及重要事项的还应通知前往办事的单位，以防冒名顶替。
    （4）介绍信的使用。
    介绍信的使用需要严格遵循下列程序：
    ①严格履行批准手续。使用单位的介绍信，要经上司或办公室负责人批准。
    ②介绍信内容要明确具体。
    ③介绍信应填写有效时间。
    ④管理人员要对开出的介绍信负责，应检查无误后方可用印。
    ⑤一份介绍信只能用于一个单位。
    ⑥介绍信需要填写持信人的真实姓名和身份，不准弄虚作假。持信人不能将介绍信转借他人使用。
    ⑦介绍信的存根内容要同介绍信的正文内容相符，与持信者姓名相一致。
    ⑧介绍信书写要工整，字迹要清楚，不能随意涂改或涂抹，如有涂改，需在涂改处加盖公章，否则视为无效。
    ⑨填写介绍信时要用毛笔或者钢笔，禁止用铅笔、圆珠笔或者红色笔书写。