2017年事业单位招聘文秘专业考试：秘书工作的超前性

事业单位招聘网

不能把秘书工作的超前性理解成就是把工作做在前头，的确，要体现超前性，必须把工作做在前头，但是把工作做在前头，未必都算是超前。比如，临近年终，要搞年度工作总结了，领导尚未交代，秘书人员便提前收集有关情况，这只能说是主动，不能说是超前。再如，领导要出差，秘书为领导准备好有关的文件材料和买好车票或机票，这更不是什么超前，这本来就是秘书分内的工作。秘书工作的超前性，主要体现在以下几点。
    1.辅助决策的超前性
    进行决策和采取对策是领导工作的核心内容，为了更好地辅助领导决策，秘书人员不能等到领导提出要求时，才去收集有关信息。秘书人员虽然很难确定领导将会在什么时候进行决策或采取对策，但完全可以提前做好信息准备，使领导进行决策和采取对策时所需的大量信息处于备用状态，一旦需要，立刻提供。事实上，秘书人员不一定要等到领导要作决策的时候，才将这些信息材料提供给领导，而是要及时地提供某些有着较高价值的信息，这样就会尽早给领导以启发，使领导能赢得有利的时机，作出更为合理的判断和决策。如果秘书人员在提供这些信息的同时，能够提供富有创意而又切实可行的建议，对领导进行决策或采取对策就更有意义。
    2.参与协调的超前性
    秘书参与协调的超前性要求秘书人员在矛盾还处于萌芽状态时就能及时化解；或者在某项工作开展之前，能做好各方面的工作，避免不协调现象的出现；或者能协助领导在机关中构建起良好的人际关系，从源头上防止矛盾的发生。在具体的工作中，秘书人员可以从这几方面着手：首先，秘书人员应该在人际关系的处理上做到既要讲原则，又要宽容大度，同各个职能部门的工作人员建立起和谐的关系；其次，秘书部门有不少事务性的工作是面向全单位的，如果在工作中能够为大家提供优质的服务，必然会赢得大家的好评；再次，秘书人员，特别是秘书部门的负责人，应协助领导分析单位内部的人员状况，发现潜在的矛盾，通过思想教育或其他手段来解决这些问题；最后，秘书部门可以在领导的支持下，配合有关部门，开展一些活动，促进人与人之间的交往，从而逐步形成一个和谐的人际环境。这种超前性的协调，不仅可以起到防患于未然的积极效果，而且能够增强整个单位职工的凝聚力。
    3.管理事务的超前性
    满足领导和各部门的需求，是秘书部门搞好事务性工作的基本标准，但在“满足”上却有高、中、低三种不同的水平。滞后满足是低水平的满足，反映了秘书部门工作的被动状态；及时满足是一般水平的满足，说明秘书部门的工作能跟上需求；而超前满足则是高水平的满足，表明秘书部门能够注意领导和各部门潜在的需求，并提前给予满足，这无疑将对工作产生积极的推动力。要提供超前服务，必须善于发现潜在的需求，这种潜在的需求可能是有些人暂时还没有意识到某些事物的价值，所以没有表现出需求的欲望，也可能是有些人存在这种需求的欲望，但因各种原因，如顾虑需求不会被接受，或不希望给秘书部门添加麻烦等，因此不作公开的诉求。秘书部门应经常、主动地听取各方面的意见，了解他们的需求，并尽 最大可能予以满足，甚至有时一旦确定对方应该有某种需要的时候，无需对方开口，便给予满足，这就是超前服务，要做到超前服务并不那么容易，不仅要有对事务性工作的热爱和热情，而且还要有较强的判断能力和办事能力。
    在工作中，秘书人员不可能做到事事超前，但如果只满足于秘书工作的基本要求而缺乏一定的超前意识，那么，他也许能够较好地完成任务，但不可能创造出一流的业绩。