青海事业单位文秘专业知识—秘书工作的基本原则与要求

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一、秘书工作的基本原则
　　秘书工作的基本原则是指秘书人员在工作中必须遵循的规范和准则。这既是由秘书工作的特点决定的，也是由长期实践积累所形成的。只有遵循秘书工作的基本原则，才能使秘书工作沿着正确的方向健康发展。
　　（一）准确周密原则
　　准确周密是对秘书工作的质量要求。因为秘书工作是直接为各级党委和人民政府以及企事业单位、社会团体的领导工作服务的，它与领导工作活动有着密切的联系。所以，秘书人员必须以高度负责的精神，尽努力高质量地完成工作任务。
　　要保证秘书工作质量，最根本的就是要使秘书工作的各项内容及工作过程始终保持状态，避免产生紊乱现象。比如，在撰写文稿的过程中，起草之前应深入进行调研工作，准备掌握手资料，摸清相关情况，认真领会领导意图，把必要的准备工作做得扎实细致；正式起草阶段，则要准确体现党的方针政策、准确领会领导意图，准确反映实际情况，准确揭示问题的本质，不与党的方针政策和法律规范及领导意图相违背、相矛盾，更不捏造事实。在行文语言方面，更要做到概念准确，符合语法和逻辑准则，准确表达时间、空间、数字、机关名称，规范使用标点符号等。草稿完成后，还应认真做好加工修改工作，确保文件的准确性和严密性。同时，在文件的处理过程中，收发、登记、分文、拟办、缮印、审核等工作，都应该做到小心谨慎，避免错漏和失误。秘书人员在办理调研、信息、协调、信访、接待、值班、电话等各项具体工作时，应该秉持严谨认真的工作态度和扎实细致的工作作风，限度地减少差误，保证工作质量。
　　要确保秘书工作质量的全面优化，首先要树立预防为主的思想。重视平时协调、事先预防，注意抑制和及时消除容易造成质量事故的因素。其次要实行全面质量控制。从秘书部门领导至一般秘书人员，都应注重质量控制，对秘书工作的全过程和秘书工作各个方面要进行全过程质量控制，同时也应对秘书人员的自身素质进行全方位控制。最后要严格实行岗位责任制，强化树立秘书人员的质量责任意识，制定并严格执行秘书工作的各项规章制度。只有这样才能创造出全面优质的秘书工作。
　　（二）迅速及时原则
　　迅速及时是对秘书工作的时效性要求。秘书人员在现实工作中，必须讲求时效，力求以最小的投入、最少的时间，取得的效果。
　　迅速及时的原则应体现在秘书工作的各个方面。从公文起草工作来看，秘书人员在接到任务后，应抓紧时间进行承办。如果遇到特殊紧急事项需要拟写公文时，应优先办理，以免耽误工作。对于没有明确时间要求的文件，也不应随意延缓，公文文件都具有现行效用，在优先办理紧急文件的前提下，对普通文件也应该及时进行处理，防止积压。总之，办文工作应该统筹安排，区别轻重缓急，尽量缩短文件在机关内的运转周期。
　　由于秘书工作处于从属地位，其工作往往呈现被动性的特点，因此这就需要秘书人员在解决问题或处理工作时，更要注重时效性。例如，从领导决策的要求来看，秘书人员应在决策之前提供有关信息；待决策形成之后，根据领导要求立即着手公布实施，及时发挥决策的作用；若部门之间产生矛盾和工作掣肘现象时，秘书部门应当及时进行沟通协调。而在实际工作中遇到突发事件时，领导者需要迅速作出反应，此时则需要秘书部门及时提出处理建议，直接办理一些具体事务，避免造成更大的损失。
　　在工作中坚持迅速及时的原则，需要秘书人员准确掌握以下几点：，切实全面提高政治和业务素质，增强事业心和责任感，牢固树立服务观念，时刻以领导工作的需要为先，强化时效观念，以敏捷迅速的工作作风对待工作中的各项任务；第二，加大科学管理力度，健全并严格执行秘书工作中的规章制度，加强工作的条理性和计划性，区分工作事项的轻重缓急，实现秘书工作的科学化、制度化和规范化管理；第三，加大秘书机关机构体制改革力度，精简办公机构，简化办公手续，改善办公人员结构，提高秘书人员素质；第四，讲求科学的工作方法，努力推进秘书工作的现代化、标准化进程。
　　（三）安全保密原则
　　安全保密原则既是对秘书人员的工作要求，也是秘书工作必须坚持的重要原则。我们党和历来十分重视安全保密工作。1951年《中共中央关于加强保守党和机密的补充决定》中明确指出：保守党与的机密，乃是关系全党、全军、全国人民的重大利益问题。各级党委必须重视保密工作，并将这项工作作为自己经常注意的工作之一。1986年我国正式颁布了《中华人民共和国保守秘密法》，既从法律上严格规范了保密工作，也为秘书部门做好保密工作提供了法律依据。
　　由于秘书部门属于机关的核心要害部门，其职责范围和工作职能决定了秘书人员涉密最频繁、知密最广泛、懂密最深刻。这也意味着秘书部门的人员比其他部门的工作人员更加需要重视保密工作。如果秘书人员因为思想意识方面的疏忽导致重大机密泄露，势必严重危害党和的安全，危害人民的利益，给我国社会主义现代化建设事业造成重大损失。即使是对于单位内部或社会生活管理方面的文件、资料，秘书工作人员也不能放松思想戒备，要时刻牢记保密原则对于秘书工作的重要性和必要性。
　　坚持秘书工作的安全保密原则需要深刻把握以下几点：，毫不放松对于秘书人员的保密思想教育工作，增强秘书人员树立保密意识的观念，使其在日常工作中切实做到守口如瓶，知密不泄密；第二，建立健全秘书工作中的保密措施工作。例如一切尚未公布的机密文件，经手办理的秘书人员，不得与无关人员谈论；绝密文件应有专人负责和专门设备保管；不得擅自将秘密文件携带外出或带回家庭、宿舍存放，以免造成失密泄密；此外还要保证机密信息本身的安全，不失密、不泄密。第三，应该采取一系列有效措施，保证文件在印制、校核、传递等工作环节手续严格健全，按照规章办事，堵塞一切可能出现的漏洞，防止党和机密受到损失。
　　（四）实事求是原则
　　实事求是是一切工作必须遵守的基本原则，而对于直接为领导工作服务，为领导提供决策依据的秘书工作来说，更应当严格坚守。这一原则在秘书工作中的具体体现就是要坚持原则、说真话、说实话、为领导和人民办实事，一切从实际出发，按照实事求是的思想路线来开展工作，思考和处理问题。这是因为，我们的党和人民政府是代表广大人民利益，为人民服务的，而作为直接为各级领导机关服务的整个秘书队伍，要通过为领导工作的顺利运转服务，来实现为人民服务的宗旨。
　　贯彻实施秘书工作中的实事求是原则，我们需要牢记以下几点：，简政放权，简化行政机构层次，规范机关管理职能。同时加强法制建设，严格依法办事，减少工作中的任意性；第二，倡导深入实际、求真务实的工作作风，反对官僚主义、文牍主义作风。第三，汇报调研结果或具体工作时，应坚持原则，实事求是，提供真实可靠的材料；第四，建立正确的信息观，了解自身工作与其他机关或部门的合理信息需求，学习并掌握多种信息沟通手段，严格控制文件和会议的数量与质量，努力改进文风、会风，同时扩展秘书部门的信息资源共享功能。
　　二、秘书工作的基本要求
　　（一）坚持秘书工作的“三服务”指导思想
　　中共十一届三中全会之后，党和工作的重心转向改革和社会主义现代化建设。在全面推进经济体制改革的同时，政治体制改革也提到了全党工作的重要地位。而我国秘书工作的改革与发展也随之如火如荼地展开，其重要标志就是1985年1月，在中共中央办公厅召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会（简称“85·1”座谈会）上，确立了新时期秘书工作的指导思想和具有重大实践意义的改革方针。在此次座谈会上，时任中共中央办公厅主任的王兆国同志，明确指出：中央办公厅的指导思想是围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。随后，根据这一指导思想，我国秘书工作的指导思想确立为：围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，一是为领导和领导机关服务；二是为与本机关相关的各个部门机关服务；三是为人民服务。“三服务”是对上述这种指导思想的简称。
　　1.为领导和领导机关服务
　　所谓为领导和领导机关服务，是因为我国秘书工作的领导体制规定了各个层次的秘书部门和秘书人员都直接对本机关领导负责，是本机关领导人或领导群体的直接办事机构和工作助手。因此，秘书部门最直接、最主要的工作就是为领导和领导机关服务，这集中体现了秘书部门的从属地位。比如，为直接领导撰写讲话文稿；安排领导活动；根据领导工作要求展开对内外、上下的各种综合协调工作等。这些方面的工作均体现着秘书工作为领导和领导机关的服务，其服务的质量和成效直接影响着本机关领导者和领导群体的工作运转状况。
　　2.为与本机关相关的各个部门和机关服务
　　为与本机关相关的各个部门机关服务是由秘书部门的服务对象所决定。因为秘书部门所服务的各个机关之间分别存在着隶属关系、业务指导关系、平行关系等，其之间必然存在相互沟通、交流信息、彼此协作配合的需求，秘书部门自然要承担为与本机关相关的各个部门机关服务的职能，如贯彻落实上级机关下达的指示、决定，及时反馈信息；为下级机关、平级机关及其领导者提供大量信息和资料方面的服务等。
　　3.为人民服务
　　为人民群众服务是由我党和各级机关的宗旨决定的。我们党和各级机关工作的根本目标和长远规划都是为人民群众谋利益，为人民服务，而为党和各级机关工作提供服务的秘书部门自然而然要将其作为自身指导工作的宗旨和原则，承担和负责直接与人民群众具体利益息息相关的工作。如耐心接待上访群众，倾听群众的呼声；对人民群众普遍关心的问题进行调查研究，为领导机关处理这些问题提供科学依据。
　　总之，“三服务”的指导思想揭示了我国社会主义新时期秘书工作，特别是党政秘书工作的根本宗旨，体现了党和对秘书工作的根本要求，也为我国秘书工作的改革与发展提供了根本动力，同时也为我国秘书工作的健康发展指明了根本方向。“三服务”指导思想的确立，是我国秘书工作发展史上的里程碑。
　　（二）实现秘书工作的“四个转变”
　　“85·1”座谈会在确立秘书工作“三服务”指导思想的同时，也提出了实现我国秘书部门“四个转变”的改革要求，明确了我国秘书工作加快改革发展的新方向，即“，从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋划策。第二，从收发传递信息转变为综合处理信息。第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。第四，从被动服务转变为主动服务。”“四个转变”的要求，着眼于新时期领导工作的实际需要，从我国秘书工作的新形势、新任务的需要出发，具有不可低估的理论和实践意义。
　　“四个转变”首先强化了秘书工作的参谋职能，其要实现的目标是“出谋划策”、“综合处理信息”、“实行科学化管理”、“主动服务”等，充分发挥秘书工作的参谋助手作用，以适应新时期、新形势、新任务的要求；其次强调了对秘书工作要实现“科学化管理”的目标，其基本内容体现在实现规范化、制度化和科学化，使秘书工作的工作方式和方法达到状态，按照规定的程序办事。“四个转变”的内容前后相连，强调后者，并非否定前者，而是在前者的基础上加以改革创新，实现新的标准的跨越。
　　“四个转变”有利于改变长期以来对于秘书部门和秘书人员的思想和手脚的过度束缚，有利于秘书部门和秘书人员发挥“智囊团”、“思想库”的作用。在新时期下，秘书部门和秘书人员要处理好继承与创新的关系，既要重视以往的好经验和好传统，又要勇于探索，提炼新的经验和做法。
　　（三）实现秘书工作的“三化”
　　秘书工作的“三化”要求是指“要形成规范化、制度化、科学化的工作程序和工作方法，保证每个环节和每项工作都有章可循。”这是基于在改革开放的新形势和新任务下，秘书工作所面临的新问题和新特点而提出的。
　　首先，实现秘书工作的规范化，从根本上就是要求秘书部门和秘书人员，本着对事业负责，对人民利益负责的态度，在完成各项任务的过程中，实践为人民服务的根本宗旨。这是秘书工作规范化的基本出发点，也是实现秘书工作业务规范化的根本保证。在具体的实践工作中，则是要求秘书工作要全面提升质量标准，让每项工作和每个环节均符合所指定的标准和操作规范，避免人为因素和不良作风的影响。
　　其次，实现秘书工作的制度化，是要使秘书工作符合党和民主集中制的根本组织原则。明确党政机关的秘书工作不是仅仅为领导者个人服务，而是建立在为领导集体服务的基础上的；不是按照纯粹的个人意志实现工作运转，而是为了保证党内生活秩序和机关正常工作秩序而实现工作运转的。在具体的实践工作中，则是要建立规范的秘书工作制度流程，实行岗位职责分工，落实责任制，做到人有专职，事有专管，严格按照有关制度和程序办事。
　　最后，实现秘书工作的科学化，是指秘书部门在为领导服务的过程中，要注重认识事物的本质，按照客观规律处理和解决实践中发生的各种问题，善于摸索并遵循秘书工作的内在规律性要求，运用科学有效的工作方法促进自身的建设和发展。
　　实现秘书工作的规范化、制度化和科学化，是一项系统且长期的工作，是一个不断追求、自我完善的过程，更是一项需要不断学习、积累、实践和总结的过程。
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