农信社公文与写作必备知识点（二）
第二章 公文写作知识结构导图
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第一节 行文规则和公文稿本
一、遵守行文规则的客观必要性
行文规则是国家有关部门为了确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，防止公文“旅行”，而制定的控制行文数量、行文方向和行文方式的规定。
遵守行文规则的客观必要性在于：
1.加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确、传递速度合理，保证文件能够准确、可靠、快捷、有效地到达目的地;
2.使机关之间相互行文有法可依，有规可循，从而维护正常的行文秩序，防止行文紊乱;
3.精简公文，简化手续，提高机关行政管理的效率。
二、行文规则的种类
(一)下行文规则
1.政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
2.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
3.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
4.向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
(二)上行文规则
1.“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
2.“报告”不得夹带请示事项。
3.一般不得越级请示和报告。
4.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
5.受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。
(三)联合行文规则
1.同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文。
2.政府与同级党委和军队机关可以联合行文。
3.政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。
4.政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
(四)其他行文规则
1.属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以部门行文，文中应注明经政府同意。
2.属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
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真题·判断
为减少发文，在向上级机关呈送的报告中，可附带请示问题。 ( )
——2011年湖南省农信社考试真题
【答案】错误
【解析】呈送的报告是针对一事处理，公文的原则就是一文一事原则，因此不能附带请示，故错误。
三、行文规则选择的原则
(一)选择适宜的行文方式
行文方式是指机关之间公文传递路线的结构形式，有逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文等多种。机关对外发文，应依据需要和可能的条件选择适宜的行文 方式，在一般情况下不得越级行文。为加快公文传递，在必要时可采用多级行文的方式，即同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文，包括直达基层组织和向 人民群众公布。只有在下列特殊情况下才能采用越级行文的方式：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失;二是经多次请示直接上级机关 而问题长期未予解决;三是由上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项;四是出现需要直接询问、答复或联系的具体事项;五是需要检举、控告直接上级机关 等。因特殊情况越级行文时，一般应抄送越过的机关。同级或其他不相隶属的机关之间相互行文时应采取直接行文的方式，即不受系统归属与级别层次的制约而直接向对方机关制发公文。
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真题·单选
下级机关向有隶属关系的上级机关报送的公文，据行文方向，属于( )。
A.下行文 B.上行文
C.平行文 D.直接行文
——2008年河南省农信社考试真题
【答案】B
【解析】向本单位的上级机关报送的文件，统称为上行文。比如请示、报告等。故选B。
(二)正确选择主送机关与抄送机关
机关对外发文，应正确选择主送机关，除普发性公文外，通常一件公文只选择一个主送机关，防止由于多头主送而贻误处理。除领导直接交办的事项外，不应将公文直接报送领导个人。
选择抄送机关时，应注意不要扩大抄送范围，但向下级机关的重要发文应同时抄报直接上级机关，受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关答复;上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关;公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得配合时应向其抄送。如属下列情况则不得抄送：一是请示在上报同时不得向下级机关抄送;二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送;三是凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。
(三)坚持“党政分开”的原则
党政机关应在各自的系统内制发文件，行政机关不能向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义向党的组织报告工作或请示、批准。党政机关应尽量减少联合行文。
(四)联合行文时作者应是“同级机关”
因工作需要，可以以两个或两个以上机关的名义联合行文，但联合行文的机关必须级别层次相同或相近。同级政府之间、政府各部门之间、上级政府部门与下一级政府之间可以联合行文;政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文;政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可以联合行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
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真题·单选
下列主体不能联合行文的是( )。
A.同级政府之间 B.同一政府的同级部门之间
C.政府部门与同级党委之间 D.上级政府与下级政府之间
——2008年河南省农信社考试真题
【答案】C
【解析】党政机关应在各自的系统内制发文件，行政机关不能向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义向党的组织报告工作或请示、批准。党政机关应尽量减少联合行文。故选C。
真题·判断
联合行文时确定成文时间是以最后一个签发机关负责人签发的日期为准。( )
——2008年河南省农信社考试真题
【答案】正确
【解析】根据联合行为的相关规定联合行文时确定成文时间是以最后一个签发机关负责人签发的日期为准，是正确的。故正确。
(五)行文前必须对有关问题协商一致
为了维护政令一致，凡下行公文的内容涉及其他机关的职权范围时，行文前必须就有关问题协商一致，否则一律不得各自按照自己的意见向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。
(六)严格控制公文数量，简化行文手续
机关行文应注重实效，坚持少而精的原则。对于可发可不发的公文坚决不发;对必须印发的公文应严格控制发文数量与范围，杜绝乱发滥送，避免重复行文。除此，还应简化行文手续，为减少行文的中间环节，上、下级各业务主管部门应尽量直接对口行文。为缩短公文传递时间，扩大传递范围，增强公文透明度，经批准在报刊上全文发布的行政法规与规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。
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真题·多选
遵守行文规则是为了( )
A.确保公文迅速、准确传递 B.避免行文紊乱
C.确定行文关系 D.控制行文数量
——2011年河南省农信社考试真题
【答案】ABCD
【解析】行文规则是国家有关部门为了确保公文迅速而准备地传递，避免行文紊乱，防止公文“旅行”而制定的控制行文数量及行文方向、行文方式的有关规定。通过这一定义可知本题的正确答案为ABCD。
真题·单选
特殊情况越级向上行文，应抄送给( )。
A.直属上级机关 B.直属下级机关
C.系统内的所有同级机关 D.有业务联系的机关
——2010年山西省农信社考试真题
【答案】A
【解析】根据公文的行文规则的特点可知，特殊情况越级向上行文，应抄送给直属上级机关，故选A。
真题·单选
为了加快文件的传递，可采用的是( )。
A.多级行文 B.逐级行文
C.越级行文 D.直接行文
——2010年山西省农信社考试真题
【答案】A
【解析】由行文的种类的特点可知，多级行文可以加快文件的传递，故选A。
四、公文稿本
公文的稿本是指同一公文的不同稿次及不同文本。公文的稿次有草稿、定稿。公文的文本有正本、副本、存本、试行本、暂行本和不同文字的文本。稿次是在公文制作过程中形成的。稿次不同，内容常有不同。文本中的正本、副本、存本和不同文字的文本是根据同一公文的不同用途来区分的，但内容相同。文本中的试行本、暂行本是对公文性质的一种限定方式，即限定其为试行或暂行。另外，还有修订本，也是规范性公文的一种特殊形式。
(一)草稿
草稿是供讨论、征求意见、修改审核、审批用的原始的非正式文稿，内容未正式确定，不具备正式公文的效用。
草稿的外观特点是没有生效标志(签发、用印等);文面上常见“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草案”“二稿”“三稿”等稿本标记，标记大都位于标题下方或右侧加括号。
(二)定稿
定稿是内容已确定，已履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用，是制作公文正本的标准依据。定稿一经确立，如不经法定责任者(如签发人，讨论通过该公文的会议等)的认可，任何人不得再对其予以修改否则无效。
定稿的外形特征是有法定的生效标志(签发等)，有的还标明“定稿”“最后完成稿”等稿本标记。
(三)正本
正本是根据定稿制作的代主要受文者(主送机关)使用的具有法定效用的正式文体，其内容必须是对定稿的完整再现。
正本的外形特征是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标志，在一些特殊公文上还标有“正本”字样的标记。
(四)试行本
试行本是规范公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。试行本主要适用于发文机关认为公文内容待一段时间的实践检验后可能将予修订的情况下使用的文本。
试行本的外形特征主要是在公文标题中加注稿本标记，一般是在文种后用括号注明“试行”字样。
(五)暂行本
暂行本也是规范性公文正本的一种特殊形式，即暂时推行本，在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用。暂行本常用于发文机关认为因时间紧迫，公文中的有关内容可能存在不够详细周密等缺失，不长的一段时间之后可能将予修订的情况下。
暂行本的外形特征是在公文标题的文种之前加注“暂行”字样，如《行政法规制定程序暂行条例》。
(六)副本
副本是指再现公文正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。
作为正本复份(与正本同时印刷)的副本与正本在外形上基本上没有区别，这种副本只在送达对象和使用目的上与正本有所不同，正本送达主送机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，在效用方面均具备正式公文的法定效用。
作为复制件的公文副本(如抄本、复印本等)因不能再现公文的全部特征(如印章或无法复制的印迹或签署者的亲笔签名)，公文的真实性无切实保障，因此不具备正式公文的法定效用，只能供参考、备查。此类副本常需加注“副本”字样的标记。
(七)修订本
规范性公文正本的另外一种特殊形式，是已发布生效的公文，经实践检验重新予以修正补充后再发布的文本。自修订本生效之日起，原文本即行废止。
修订本的外形特征除与其他正本相同之外，需要作出稿本标记，可在标题结尾标作：“(修订本)”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。
(八)不同的文字稿本
同一公文在形成过程中需要用两种或两种以上文字撰写和制作时，会形成不同文字的文稿或文本。在我国，以汉文和其他兄弟民族文字撰制的同一公文的不同文字的文稿、文本的效力完全等同。在涉外场合，公文中应对用何种不同国家和民族文字撰制，以及它们是否具有同等效力作出明确的规定，并应指明在理解上产生纠纷时以何种文字的文本为准。
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真题·单选
不具备正式公文完整效用的文本是( )
A.试行本 B.暂行本
C.修订本 D.副本
——2012年湖南省农信社考试真题
【答案】 D
【解析】作为复制件的公文副本(如抄本、复印本等)因不能再现公文的全部特征(如印章或无法复制的印迹或签署者的亲笔签名)，公文的真实性无切实保障，因此不具备正式公文的法定效用，只能供参考、备查。故选D。
真题·多选
具备法定效力的公文稿本有( )。
A.副本 B.草稿
C.定稿 D.试行本
——2009年江苏省农信社考试真题
【答案】D
【解析】此题考查有关法定效力的公文稿本的范围。公务文书的稿本包括文稿和文本。文稿包括草稿和定稿。文本包括正本、副本、存本、试行本、暂行本和修订本。其中存本和草稿不具有法定效力，而暂行本只在暂行期间有法定效力。有的公文副本(作为正本复份的副本)具备法定效力，有的副本(作为复制件的公文副本)则无法定效力。所以A、B/C都不选。选D。
第二节 公文写作要则
一、公文写作的基本要求
公文的写作，不仅要遵从公文作为主体之一种的写作通则，而且它作为一种有其自身非凡性的文体，在写作上有与其它文体不同的非凡要求。
(一)公文的写作要与党和国家的方针政策及法律、法规不相抵触
公文是传达、贯彻党和国家方针、政策、法律及法规的重要工具，这要求其内容必须与党和国家的方针、政策、法律和法规一致，不应有矛盾、互相抵捂之处。机关制发公文，是为了产生效用。但公文如违反党和田家的方针政策、法律等，也就没有其合法性，从而公文现实执行效用，也就无从谈起。
公文写作必须符合作者所在系统及该机关主管业务方面的方针、政策和重要规定，并为作者所在机关的实际结合，以保证所制发的公文不仅内容切实，而且充分地体现出有关方针、政策的基本精神。
(二)实事求是，讲求实效
制发公文，旨在沟通信息，及时处理问题，收到实效，指导和推动当前的工作，挽回工作中的失误。收到公文所具有的现实执行效用，撰写公文必须坚持实事求是的原则，力求收到实际效果。
达到以上的目的，撰写公文应该坚持以下三原则：
必发才发原则。这是指制发公文要从实际出发，确有必要才制发公文。公文写作有很强的目的性、针对性，撰写公文必须根据机关行政治理活动的实际情况而定。没有非凡的需要，切忌不可动辄制发公文，堆砌“文山”。忠于原貌原则。是指撰写公文必须忠于事物的本来面貌，符合客观实际。这是公文内容的精髓。公文具有法定的权威性，是机关上传下达，沟通情况的重要手段。公文制发后，能否收到其法定的效用，在很大程度上取决于公文的内容是否符合客观实际，以及所提出的工作原则、方法和措施是否切实可行。做到忠于原貌，要求写作的材料不许随意杜撰，弄虚作假，欺上瞒下，而是要加强调查研究，深入实际。注重时效原则。指公文撰写要保证所制发的公文具有较强的针对性，必须把握时机，保证做到及时迅速。公文根据实际情况制发，与行政治理活动同步运行，井对行政治理产生效用，因而公文撰写时间性极强，有的公文甚至要争分夺秒，假如不能把握时机，时过境迁，就全降低或丧失公文应用的价值。
(三)主题突出，条分缕析
公文的主题是公文制发者所要表达的主张、意见。
公文的主题应鲜明突出。主题含混不清或多主题，受文者便不知所云，因而很难准确快捷地领会所受公文的意图，导致所制发的公文不能产生现实执行效用。那么该如何突出主题，突出主题在表达上有几点应予注重：
首先，公文撰写应开门见山，不事曲笔，不拐弯抹角，不含蓄委婉。
其次，一件公文，只一个主题;公文撰写一事一文，不可一文多事。
最后，材料的取舍由主题而定;运用语言亦紧扣主题。
合理安排正文结构
合理安排公文正文的结构，做到层次清楚，条分蝼析，言之有序。
(四)结构完整，格式规范
公文的结构和格式要求，均有国家统一的规定，不可自行其是。
公文的正文，是公文的主体和中心。正文有其结构上的要求。其逻辑结构大致可分三个部分：
提出问题，这一部分又称引据部分，要求简明扼要，说明制发该文件的根据和意义即可。
分析问题，这是正丈的中心部分。针对提出的问题，根据发文的目的和要求，突出重点，将需要解决问题的理由讲述清楚。
解决问题，这是公文正文的结尾部分。制发公文旨趣是为了解决问题，故在这一部分应明确具体示知解决结果、结论。
(五)用语得体，表达简洁得体，是指公文的用语与语气和作者的职权、所代表的机关及发文目的一致，遣词造句恰如其分。
周密，是指公文的表述准确中肯，不生歧义，没有漏洞，失当之处。否则会造成思想上的混乱或行动上的偏差。
简明，是指表意简洁、明确，没有含糊不清、摸棱两可之处。
畅通，是指公文用语要求文理通顺，畅达上口，符合语法、逻辑规律。
二、公文写作的语言运用
(一)公文的语言特色
(1)语言风格
①庄重
语言端庄，格调郑重严厉。主要藉助庄重的语言表明严正的立场和严厉的态度，要对受文者产生必要的强制性。用语不能轻佻。
②精确
表达意思务必真实确切，是非分明，爱憎分明，无虚假，无措漏，褒贬得当，语言明确，没有它种理解和歧义，无懈可击。
③朴实
用语平实自然，通俗易懂，明白通畅，通俗易懂。遣词造句不浮华夸饰，无权力渲染之能事，不矫操造作，剔除想象成份。忌堆砌词藻，滥用辞格，半文半白。
④精炼
简明扼要，精当不繁，每一字句都有实实在在的意思。要务去浮辞，当详则详，当简则简，忌冗长空泛，但又不苟简。
⑤严谨
含义确切，文句严谨，细致周密，分寸得当。忌语意模糊，含混不清。
⑥规范
符合现代汉语规则及一般逻辑规律(少数民族的公文为民族语言)。
(2)词语特点
公文所用词语，为规范化的书面词语。忌生造词语，忌半文半白词语。
词语含义确切。一般以双音节词为主，少数庄重、典雅、含义精确的单音节词，如此、何、悉等。使用频率稍高。应使用词形确定、含义精确的特定的公文专用词语。介宾词组、联合词组、“的”字词组使用频率较高。
(3)语句特点
语句应完整确切，在丈中有较强的独立性、要害性的文句，脱离上下文仍不生歧义、不易被曲解、歧解。纯粹起启承转合作用的语句极少。有专门表达公 文主题的主题句。用陈述句多，祈使句居其次，疑问、感叹句式又其次。单句常有较多限定性、修饰性成份。泛指性无主句较多。用“是……的”判定句式较多。复句用得较少。
(4)表达特点
议论、说明、叙述三种基本表达才式在不同文种中侧重点不同。要求直陈其意，不渲染、不扭曲。反映问题全面真实，不事虚构加工。只表述对解决现实具体事务有价值的事理。并且有较强的程式化、规范性。所使用的符号系统统一通用。
三、公文写作前的预备
动笔撰写公文之前，要经过写作前的预备阶段，这个阶段包括思想酝酿预备，材料收集整理分析预备、文种选择表达方式的选择预备等。
(1)明确行文目的与要求
制发一个公文总是为了解决一个或几个问题，提出这个问题的根据是什么?有怎样的必要性和重要意义?采取什么样的措施方可解决问题?用些什么材料来说明自己 的意图?对这些问题，公文撰写者在动笔前必须在思想上理清楚。
制发公文的目的和要求，一般由机关党政负责人在制定工作决策时，已经确定下来，然后授意给执笔人。领导授意时务求清楚具体，明确交待行文的对象、行文主要内容与目的要求。
(2)确定主题
有些公文，属于如公布事项，阐明规章内容，发布指示，布置工作等，其主题可以由领导人授意，根据领导的意图直接表述。对于调查报告之类复杂公文，其主题不可根据领导人授意而定，应在深入调查研究的过程中，随着对客现实际情况全面而深入地探索逐步提炼与明确。
确立主题的要求有：
正确、集中、深刻、鲜明四点。
文种，即公文名称。其作用是用以概括表明公文的性质。用途和制发机关的职权范围。所以，作者在动笔撰写公文之前，一定要选好文种。选择文种的主要依据有四点：
①政策法规依据
公文种类有命令、议案、决定、指示、公告、通知、报告等，制发公文应根据规定选用文种。
②工作关系依据
公文撰写者受文者之间构成的工作关系，是选择文种的依据之一。
③职权范围依据
公文撰写机关的职责权限范围是选用适当文种的依据之一，制发公文应在自己的职责权限范围内进行丈种选择。
④行文目的依据
公文为达到一定目的而制发，应根据行文的目的选择适当的文种。
调查研究，收集材料。巧妇难为无柬之炊。材料是公文写作的基础。应深入实际，做细致的调查工作，多方了解情况，广泛收集材料。
调查研究不应先带观点，应竖持客观性和全面性原则，摒弃调查研究前及调研过程中的思单定势，揖弃诱导式的调研方法，多方听取意见，注重听取不同意见或反面意见，全方位、多角度、系统地获取贵料。
调查研究应注重将纵向(历史的)调查和横向的 (现实的)调查相结合。
材料的收集要当有心人，注重平素的观察，日积月累。
公文的撰写者应统帅材料，不为材料所累。应将所收集的材料进行分析、筛选，去粗取精。
分析、筛选和取用材料方法很多，主要有五点：
①选取经核实无误的材料。
②选取能反映事物基本状况的材料。
③选取最能服务于主题的典型材料。
④从多方面选取对事物特征最有说服力的材料。
⑤选取最能说明事物性质、明确是非界限和制定决策的依据的材料。
调查的方法很多，主要有会议调查、访问调查、书面调查、文献调查、问卷调查等。
根据公文性质和行文目的要求，在选用表达方式上有所侧重。
工作报告、通报、大事纪要、会议纪录等——偏重用叙述法 行政法规、规章、公告、布告、合同、协议书——偏重说明;决定、讲话稿等——侧重议论。
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真题·判断
公文可以兼用说明、叙述、议论三种表达方式。( )
——2008年河南省农信社考试真题
【答案】错误
【解析】公文之所以是公文就因为他的语言要求严谨、精炼而不淡任何修饰，也不含任何个人偏见，因此不可议论。故错误。
第三节 公文的写作
一、规范性公文的特点
规范性公文是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中所形成的具有法定效力和规范体系的公文，是为管理和开展各项行政工作而制订的，带有规章制度性，它为行政工作提供了标准和范式。与其他类型公文相比，规范性公文具有如下特点：
(1)内容的强制性。规范性公文内容是作者单方面意志的表示，其规范作用的成立与实现不以对方是否同意为前提，具有极强的约束力。
(2)所针对问题的普遍性。规范性公文所针对的问题是反复多次适用的，涉及多数的而非特定人的一般的普遍性的问题。
(3)生效程序的严格性。规范性公文在审批和正式公布程序方面非常严格，审批过程的参加人数多、次数多。大多以会议的形式正式确认，公布也需在一定范围内正式公布。
(4)语言运用的规范性。
(5)效用的独立性。规范性公文在效用方面均实行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原则。
二、规范性公文的结构
1.总体结构
从总体结构上看，规范性公文一般均包括：文件标题、发布或通过或批准的日期、章题(必要时还有节题)、正文。文件标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成。发布或通过或批准的日期即公文经权威性机构或组织审议通过或批准生效的时间，需将这一段时间标注在标题之下并用圆括号括入。章题只需确切概括反映章内的内容，正文即文件的主体部分，规范的具体内容均在此表达。
2.正文结构
规范性公文的正文一般包括：制定目的、制定依据、适用范围、有关定义、主管部门、具体规范、奖惩办法、施行日期、施行程式与方式、有关说明等。
在写作实践中，上述内容多以条文形式表达，每条还可下分为款、项、目等层次。除款之外，条、项、目均冠以数字，称“第×条”等或分别以汉字或阿拉伯数字表示。其中条文以一文件为单位排大流水号，其他则均以上一层次为单位排小流水号。条文较多时，可设章，章内还可再分节。
表达制定目的、制定依据、适用范围、有关定义以及具体规范中带有普遍性、共同性、原则性内容的条文大都依次排在文件的首部，一般统称为“总则”部分。若分章表述时总则即为第一章。
表达具体规范的各分项内容的条文接在“总则”之后，按事物间的逻辑关系分类集中编排。若分章表述时，每一类或几类为一章。这些条文统称为“分则”。
表达奖惩办法的条文接在“分则”之后，或单独构成“罚则”或作为“分则”中最后的条文。若分章表达时，在需独立成章的情况下可直称章题为“罚则”、“法律责任”、“奖励与处罚”等。
表达施行程序与方式、施行日期、有关说明的条文接在“罚则”之后，依重要程度或其他标准逐条表述。这些条文统称为“附则”，若分章表述可直称章题为“附则”。
主管部门一项内容可视其具体情况置于“总则”或“附则”中表述，也可在有关“分则”中表述。
三、规范性公文的撰写要求
1.维护文件的高度一致性
一致性是指文件内容与形式同其他文件、同作者权利都具有高度统一的一致关系，整个文件的所有部分具有高度的一体性关联。
2.维护文件的高度严密性
严密性指文件结构与语言表达具有周严有效的特点。
务使文件结构严谨周密，务使语言表达缜密周严，约束的对象及程度范围要明，有关职责、权利、义务的规定要清，时限要准;各项要求有切实可行的检查衡量标准，语气要坚决肯定，不留商量余地，使用表祈使的“严禁”、“禁止”、“不得”、“不准”、“必须”、“应当”等词语时，应认真辨析其轻重，根据表意选用。
3.维护文件的条理性
条理性是指文件层次分明、理序顺畅、分类准确、主题突出、排列合理有序。
4.维护文件的简明性
简明性是指文件语言简约不繁而又明确周详的特点。
要正确运用表达方式.一般以说明为主，不讲理由，不作议论分析，不作过分详尽的列举和解释。要使文件主题高度明确，主题不明、目的不明就难以确定一份文件哪些当讲、哪些不当讲的界限，既不会使文件简练，更不能达到明确。
5.维护文件的稳定性
规范性公文一经公布生效就应在一定时间范围内保持稳定，否则就失去了可行性，也就失去了存在的价值，这就是规范性公文的稳定性。在撰写前应做充分的调查研究，并反复核查。
6.维护文件的连续性
要维护文件的连续性应注意在撰写新文件的过程中，广泛收集、查阅有关文件，认真分析对照，如确需以新规定取代既有规定时应在文中明确对有关文件的废止。
7.尊重不同文种的特殊性
不同文种有特殊的撰写要求，在写作公文时应注意文体的特殊性。
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真题·多选
撰写规范性公文应遵循( )要求。
A.高度的一致性 B.高度的严密性
C.公文的稳定性 D.公文的连续性
——2009年江苏省农信社考试真题
【答案】ABCD
【解析】 规范性公文的撰写要求：1.维护文件的高度一致性;2.维护文件的高度严密性;3.维护文件的条理性;4.维护文件的简明性;5.维护文件的稳定性;6.维护文件的连续性.故选ABCD。
四、法定公文的撰写
1. 命令(令)、决定、决议
(1)可以依照有关法律在自己的职权范围内发布“命令(令)”的行政机关有：国务院;国务院各部、各委员会;省(自治区、直辖市)以及较大的市人民政府;县级以上地方各级人民政府;乡、民族乡、镇的人民政府。
命令包括公布令、指挥令、任免令、嘉奖令等。
(2)决定可以分为以下两大类：指令性决定和宣告性决定。指令性决定适用于对“重大行动”做出安排;宣告性决定适用于对“重要事项”做出决定。指令性决定正文的结构包括决定的依据或原因(目的)、决定事项、注意事项或实施要求三部分，重点是决定事项。宣告性决定主要用于表彰或处罚，有时也涉及机构的设立、撤并、授予荣誉称号、给予纪律处分等。宣告性决定的结构主要包括情况介绍、决定内容以及期望或号召三部分。
(3)决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。决议的形成渠道只有一个，即法定的会议。决议最主要的特点是程序性和权威性。决议由标题、成文日期、正文三部分组成。
2. 通告、公告
(1)通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通告属行政公文，司法机关也用，但党委机关不用通告。按照通告的内容和作者分类可以把通告分为周知性通告和法规性通告两种。周知性通告是以通告的形式将某项需在一定范围内周知的事项告诉有关群众或组织;法规性通告主要由各级权力机关、行政机关以及司法机关以通告的形式发布具有约束力的法规性文件。通告的结构包括标题、正文、印章或发文机关名称、发布日期四部分。
(2)公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告属于行政公文，权力机关、司法机关也可以用，但党委机关不用。公告的告知范围广、篇幅短小、时间性强。公告可分为两大类，即宣布重要事项的公告和宣布法定事项的公告。招标公告由标题、编号、正文三部分组成。
3. 通知、通报
(1)通知是指用书面语言告知有关单位和人员某些特定事项的一种文体，是现代公文中使用频率最高、应用范围最广的文种之一。通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。根据通知的构成要素和作用可以把它分为载体型通知和实体型通知两大类。
(2)通报适用于“表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。通报的主要目的在于传播信息，沟通情况，交流经验。一般情况下，通报不具有指挥性。根据通报的内容通报可分为三种：表扬性通报，用于表扬好人好事;批评性通报，用于通报对违法违纪人员的处理情况;情况通报，侧重于告知，一般不涉及表扬或批评。根据通报的表述方法，通报可分为两种，即直述式和转述式。通报正文的写作有四个要素，即倾向性导语、通报的事实(事件)、对事实(事件)的认定和分析、处理意见和注意事项等。注意事项不是必选项，可根据情况灵活掌握。
4. 报告、请示
(1)报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况以及回答上级机关的询问或要求时所用的一种陈述性公文。报告可分为工作报告、情况报告、调查报告和报送报告。报告正文由报告导语、报告内容、报告结束语三部分构成。报告写作时材料要全面、可靠;观点要明确;文字要简练。
(2)请示是下级机关向上级机关请求指示或批准时使用的一个文种。请示分为三种：请求指示的请示、请求批准的请示和请求审批的请示。请示正文由请求原因、请示事项、结束语三部分组成。请示写作时要注意：不滥用请示，应坚持一文一事的原则，请示的目的要明确，请示的理由要充分，不要多头主送。
5. 批复、意见
(1)批复适用于答复下级机关请示事项，它是一种针对性很强的下行文，只针对下级机关的请示，而不针对其他的文种。常用的批复有以下两种：只主送某一个下级机关的批复和大量抄送各有关机关的批复。批复的标题与一般公文标题的写法相同，即由发文机关、事由、文种三要素组成。批复的正文一般由批复引语、批复内容、结尾用语三部分构成。拟写批复时要注意：一事一批，批复要及时，态度要明确，批复要有依据，针对性要强，篇幅要短小，措词要准确。
(2)意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。根据行文方向，意见可分为以下三种：要求下级遵照执行或参照执行的意见、要求上级批转的意见和供平级或不相隶属机关参考的意见。作为下行文的意见，其正文主要有理由(目的、原因、背景)、见解(办法、措施)两大部分。作为上行文的意见，主要用于业务主管部门向政府机关或下级政府向上级政府提出意见和建议，并要求上级批转;也可由政府授意，由一个或几个业务主管部门起草或代拟稿后交政府批转。
6. 议案、会议纪要、函
(1)议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。议案的内容务求事实准确、案由合理、建议具体。议案的写作格式：标题要有“提请审议”的字样、主送机关比较固定、正文简要说明待审议事项的意义或原因、落款要以政府首长的名义。提出议案时要注意：向大会提出议案，应用会议印发的专用纸。为便于审议，应一事一案，案由明确，理由清楚，提出的解决办法和建议具体、议案需在会议主席团规定的截止日期前提出并送交会议议案办理机构、少数民族代表用本民族文字写的议案应译成汉字附送。
(2)会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。根据这一定义可以把会议纪要分为以下三类：记载型会议纪要、传达贯彻型会议纪要和综合型会议纪要。会议纪要全面反映会议内容、表现形式可灵活多变、行文方向不固定。会议纪要的作用主要表现在以下几个方面：引导和指导作用、上报和沟通作用、制约和查考作用。会议纪要常见的格式有以下两种：“文件”式会议纪要和“简报”式会议纪要。会议纪要正文的写法有：分类标项式、新闻报道式、记录摘要式和指挥命令式。
(3)函是平行文，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函的使用范围较广，凡是不相隶属的单位之间，平级的党政机关之间，政府及其部门与同级的军事机关、群众团体及其部门之间均可用函，不受系统、部门、行业、地域的限制。函可分为商洽函、回复函、请准(审批)函三种。
五、常用公文的撰写
1. 工作计划
工作计划是预先对一定时期内的工作做出具体打算和安排的常用文种。工作计划是贯彻执行、督促催办和检查验收的依据。按照计划的范围分，有综合性计划、专题计划、部门计划等。按照计划的内容分，有生产计划、销售计划、产品开发计划等。按照时间分，有短期计划、长期计划等。按照作用和执行要求分，有指令性计划、指导性计划等。按照表现形式分，有公文式计划、表格。我们时常见到的设想、打算、方案、要点等都属计划的变种。工作计划的撰写步骤：学习方针政策、调查实际情况、综合设想、拟制计划条文和实施检验。计划的结构分为标题、正文、署名和日期四大部分，个别计划还有附件。
2. 信息(简报)的写作
信息(简报)犹如一张在机关内部发行的小报，也由报头、报核、报尾三部分组成。信息(简报)的报头由刊物名称、编号、编发机关、编发日期和间隔横线组成。报核部分由标题、按语、正文组成。报尾由供稿者、发送范围、印发份数组成。信息(简报)的标题要简明、题文要一致、内容要简洁明快、主旨要集中、结构要严谨、篇幅要短小、文风要泼辣。
3. 工作总结
总结是一种立足现实、回顾过去、展望未来的文体。总结的种类很多，根据不同的划分标准可以有不同的种类，常见的分类方法有这样几种：按总结的性质分类，有学习总结、思想总结、工作总结等;按总结的容量分类，有综合总结、专题总结;按总结的时间跨度分类，有年度总结、季度总结、学期总结、阶段总结等。在实际工作中，最常用的有两大类，即综合性总结(全面总结)和专题总结。总结一般由标题、正文、落款三部分构成。
4. 述职报告
述职报告是担任一定职务的各级领导干部向群众或组织人事部门陈述自己在一定时期内执行岗位职责的情况，供群众评议或组织考核时使用的一种文体。述职报告的作用主要有以下几个方面：评议干部、发扬民主的好形式;考查了解干部的重要途径;强化干部职责观念的好方法。写述职报告大致有以下几个步骤：回顾工作、收集材料、构思成文。
5. 规章制度
规章是各级各类机关、团体、企事业单位实施规范化管理所必不可少的。任何管理都必须借助于各种规章制度。在党的领导机关，规章类公文主要是条例，但仅限于党的中央组织使用。除此之外，还有章程、细则、规则、规范、守则、准则等也是作为规章类公文的常用文种。规章制度在拟写时要注意：载体的适用文种要规范，载体的要素要完备，内容要严密，章虽断条相连，说明是唯一的表达方式，材料使用的间接性，措辞要滴水不漏，条款类型要齐全。
专项练习
一、单项选择题
1.批复不具有以下哪一特点?( )
A. 法定的权威性与执行性 B. 指导性
C. 被动性 D. 针对性
2.为加快文件的传递，可以采用( )。
A.逐级行文 B.越级行文
C.多级行文 D.直接行文
3.下列哪一项不是按照机关之间的工作关系进行的行文分类?( )
A. 上行文 B. 中行文
C. 下行文 D. 平行文
4.下列不属于公文的文本的是( )。
A. 正本 B. 副本
D. 存本 D. 印本
5. 下列哪项不是公文语言的主要特点?( )
A. 庄重 B. 严谨
C. 华美 D. 准确
二、多项选择题
1.上行文的行文方式有( )。
A. 逐级行文 B. 多级行文
C. 越级行文 D. 直达行文
2.常用事务文书的制发程序，一般包括( )和公布实施等。
A. 草拟 B. 审核
C. 定稿 D. 登记
3.规范性公文正本的特殊形式有( )。
A. 抄本 B. 试行本
C. 暂行本 D. 修订本
4.规范性公文一般包括( )。
A. 文件标题 B. 发布或通过批准的日期
C. 章题 D. 正文
5.以下说法中，正确的有( )。
A. 公文的写作程序一般分为：准备、撰拟、审核修改三个阶段
B. 公文一般兼用说明、叙述、议论三种表达方式，应依公文性质与行文目的要求确定
C. 会议纪要写成后应提请会议主持人审核与签发，也必须经与会者讨论认可
D. 会议简报用于报道重要会议的情况，属临时性简报
6.下面哪种情况可以联合行文?( )
A. 同级政府之间 B. 政府及其部门与同级党委之间
C. 上级政府部门与下一级政府部门之间 D. 政府部门与同级人民团体之间
参考答案及解析
一、单项选择题
1.【解析】A 批复不具有执行性，批复只是对下级机关请示事项的答复。故选A。
2.【解析】C 为加快公文传递，在必要时可采用多级行文的方式，即同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文，包括直达基层组织和向人民群众公布。故选C。
3. B【解析】机关之间的工作关系决定了公文传递的方向，即处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文;而被领导、指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文;具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。故选B。
4. D【解析】公文的文本有正本、副本、存本、试行本、暂行本和不同文字的文本。故选D。
5. C【解析】公文语言的主要特点有：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。故选C。
二、多项选择题
1.【解析】ABC 逐级行文、多级行文、越级行文是上行文常见的三种方式，直达行文一般用是下行文的行文方式。故选ABC。
2.【解析】ABC 常用事务文书的制发程序，一般包括草拟、审核、定稿和公布实施等。故选ABC。
3.【解析】BCD 试行本是规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。暂行本也是规范性公文正本的一种特殊形式，即暂时推行本，在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用。修订本规范性公文正本的另外一种特殊形式，是已发布生效的公文，经实践检验重新予以修正补充后再发布的文本。故选BCD。
4.【解析】ABCD 规范性公文从总体结构上看，一般包括标题、发布或通过批准日期、章题、正文几个部分。故选ABCD。
5.【解析】ABD 会议纪要全面反映会议内容。因此不须经与会者讨论认可。C错误。故选ABD。
6.【解析】ABCD 同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级部门与下级政府之间可以联合行文;政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文;政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文;政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。故答案选择ABCD。
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